La communication est un art que tout être humain doit apprendre.
Paul Watzlawick a raison quand il disait qu’il est impossible de ne pas communiquer.
En entreprise, pareil.
La communication interpersonnelle est pour l'entreprise ce que le sang est pour le corps humain.
Du planton au coursier; du Chef d'équipe au Patron, tous sont appelés à s'adresser la parole.
Le Patron d’entreprise est est le chef d’orchestre qui doit communiquer constamment.
Il doit à tout moment briser le silence.
Il est donc crucial pour le Chef d’entreprise de maîtriser les bases de cet exercice passionnant ; mais qui est d’un maniement délicat.
La délicatesse inhérente à la communication en entreprise fait que bon nombre de chefs d’entreprise ne sont pas à l’aise avec cette tâche.
Cher Patron d’entreprise, la communication est au cœur de votre travail puisque tous les jours, vous êtes en relation avec vos collaborateurs, votre équipe.
Bien conduite, elle peut donner lieu à une collaboration efficace ou, au contraire, vous faire perdre votre contrôle de soi, votre temps ou votre équipe ou certains de vos collaborateurs.
Si vous avez raté notre article sur les 7 astuces simples et efficaces pour ne pas se retrouver seul face aux défis de son entreprise, je vous conseille de le lire pour prévenir les démissions en cascade de vos collaborateurs.
La communication interpersonnelle descendante est un ensemble d’interactions entre le Chef d’entreprise et son équipe dans le but d'/de:
1-transmettre un message vital à la survie de l’entreprise;
2-garder le lien avec les membres de l’équipe et faciliter un climat de confiance entre eux;
3-partager les valeurs, la culture et les stratégies de l’entreprise;
4-obtenir l’adhésion et l’engagement de ses collaborateurs;
5-évaluer l’atteinte des objectifs de l’entreprise à chaque stade de son développement;
6-consolider la cohésion interne de l’entreprise.
C’est dire que quand elle est bien maniée, les collaborateurs se sentent valorisés, plus inspirés pour contribuer à un objectif commun ; ils se sentent plus heureux, plus productifs, engagés et plus assoiffés de participer au progrès de l’entreprise.
L’étude de Gallup citée par Harvard Business Review révèle que 70 % des personnes occupant des postes de direction ne sont pas bien équipées pour le travail.
Cet état de chose nuit non seulement à l’engagement des collaborateurs et à leur qualité de vie, mais aussi à la performance de l’entreprise.
C’est pourquoi, dans cet article je vous présente comment communiquer efficacement avec vos collaborateurs, un mélange de conseils pratiques et de partage des erreurs fatales à éviter.
Voici comment faire de la communication efficace en 8 points
Gardez bien à l’esprit les 8 points que je vais vous présenter pour améliorer et rendre efficace la communication interpersonnelle descendante dans votre entreprise.
1- Eviter les jugements de valeurs favorise une bonne communication
La plupart des patrons d’entreprise sont prompts à porter des jugements de valeurs sur leurs collaborateurs.
Plutôt que de faire des observations précises sur l’acte concret en présence, ils y vont de façon vague avec un manque de précision non appréciée des collaborateurs.
Pourquoi éviter les jugements de valeurs quand on communique avec ses collaborateurs ?
Il y a trois (03) choses importantes à savoir à propos.
Les généralisations moralisantes :
- démotivent énormément vos collaborateurs,
Je vous conseille de faire plutôt des observations concrètes sur les faits émanant d’eux et qui sont perceptibles par plus d’un.
- provoquent un réflexe de riposte de la part de vos collaborateurs,
- montrent le manque de sagesse du patron.
Observez très bien les deux exemples ci-dessous dans lesquels le Patron fait des reproches à un Collaborateur, Monsieur G. :
Exemple N°1: Monsieur G, le mois dernier, vous avez accusé un retard de 30min pour arriver à notre réunion si importante. Je ne l’avais pas apprécié. Et vous venez de reproduire cette même scène à la présente réunion stratégique de l’entreprise.
Exemple N°2: Monsieur G, vous venez toujours en retard aux réunions décisives de l’entreprise. Ce n’est pas bien. Vous continuez d'arriver toujours en retard et vous êtes viré.
De ces deux exemples, je vous conseille d’imiter la précision, l’observation factuelle dont a fait preuve le Patron d’entreprise dans l’exemple N°1.
La généralisation moralisante de l’exemple N°2 n’est souvent pas appréciée par les collaborateurs.
Cela pourrait susciter une riposte de la part de Monsieur G, puisse que, contrairement à la remarque de son Patron, c’est sûr qu’il y a déjà eu d’autres réunions importantes dans le passé auxquelles M. G a été à l’heure.
2-Identifier et exprimer son état émotionnel en communication
Exprimer son sentiment, son état émotionnel est un appât inimaginable.
De façon pratique, remarquez le degré de décharge émotionnel qui se dégage des deux exemples ci-dessous et ressentez l’impact que cela pourrait avoir sur un collaborateur :
Exemple N°1 : Quand tu viens en retard à une réunion assez importante comme celle-ci, je me sens tout seul dans ce combat qu’on est sensé mener ensemble. Je me sens déboussolé. Je sens comme si tu te prépares à me laisser seul conduire le navire de la réussite de cette entreprise.
Exemple N°2 : Quand tu réagis de cette manière, je ne me sens pas respecté et ça me met en colère.
En communiquant, exprimez donc ce que vous ressentez de façon émotionnelle ; votre collaborateur sera également touché émotionnellement.
3-Eviter l’art de la divination et de la supposition
C’est humiliant pour un chef d’entreprise d’avoir tiré des conclusions hâtives sur des racontars ou d’avoir fait confiance à son instinct imaginatif et de se rendre compte par la suite qu’il est passé à côté de la réalité.
Vos collaborateurs sont des humains, pas des robots.
Si vous ne comprenez pas certains de leurs comportements, c’est simple de chercher à en savoir plus en les abordant.
Evitez de toujours chercher à deviner le message qui se cache derrière un comportement.
N’évitez pas de communiquer. Evitez plutôt de toujours supposer.
Ne prêtez pas des intentions à vos collaborateurs. Cela n'est pas de la communication; mais une attitude destructrice.
Exprimez clairement votre demande de façon professionnelle et vos collaborateurs vous respecteront toujours pour cela.
Ne jouer pas à de la devinette encore moins à de la supposition quand la réponse est juste à votre portée.
Le chef d’entreprise n’est pas un devin. Mais, un professionnel qui fonde ses jugements sur des preuves.
4-Communiquer avec respect
Je ne le dirai jamais assez : Traitez vos collaborateurs avec respect et vous serez traités à votre tour avec respect et admiration.
Communiquez avec respect et vous aurez toujours des feedbacks de respect.
Il n’est pas rare de voir certains patrons parler à leurs collaborateurs comme à leurs enfants.
Au XXIè siècle, les données doivent changer.
Les propos injurieux, déshonorants, humiliants doivent être évités en entreprise et partout ailleurs.
Je me rappelle, comme si c'était encore hier, toutes les fois où j'ai été obligé de repondre à des propos peu respectueux de la part des mes patrons quand j'étais salarié.
Vous devez faire très attention quand vous communiquer avec des collaborateurs sur qui repose la clé du succès de votre entreprise.
5-Pratiquer la bonne écoute quand on communique
« La chose la plus importante en communication, c’est d’entendre ce qui n’est pas dit. » Peter Drucker
La bonne écoute se résume en cette séquence toute simple : Exprimer son émotion de façon respectueuse – Laissez son collaborateur intervenir – Notez dans le silence tous les points importants de son intervention – Revenir à la charge pour s’exprimer avec respect…
Cette séquence semble très simple en théorie. Mais en pratique, assez compliqué.
Dans l’article : 25 piliers de bienveillance dans une TPE, j’ai expliqué pourquoi c’est difficile d’écouter. Vous pouvez y jeter un coup d’œil.
Soyez à l’affût des sentiments qui animent votre collaborateur lorsqu’il vous parle. C’est un nœud assez important de la bonne écoute.
Passons à un autre point.
6-Observer le langage du corps
La communication n'est pas que verbale. Elle est aussi et en grande partie non verbale.
Se focaliser uniquement sur ce que dit votre interlocuteur est une erreur à éviter.
Quand vous communiquez, gardez les yeux sur votre interlocuteur ; cela vous permet d’être attentif à tous ses faits et gestes.
Vous pourrez ainsi interpréter le langage de son corps, l’expression de son visage et savoir comment réorienter votre entretien encours.
Le silence est un message qu’il faut décoder tout autant que les gestes et le langage corporel de votre collaborateur.
Attachez du prix à la communication non verbale.
Cela améliorera la communication avec vos collaborateurs.
7-Se garder d’interrompre son collaborateur
Accordez du temps à votre collaborateur pour exprimer son point de vue quand vous échangez avec lui.
Il s’agit d’un dialogue et non d’un monologue.
Vous n’êtes pas le seul à toujours avoir raison.
Soyez ouvert, flexible.
Si vous vous êtes accordé 10 minutes pour vous adresser à votre collaborateur, ayez l’amabilité de lui en accorder autant voir plus, s’il le désire, pour vous répondre.
Cela semble plus équitable, plus respectueux, plus professionnel.
Ne fermez pas la porte aux discussions.
Ne soyez pas prompts à exprimer à vos collaborateurs votre dernier mot dans une conversation.
Laissez la conclusion se faire d’elle-même. Ne la forcez pas.
Autant prendre du temps pour éclairer tout point d’ombre posément et avec sagesse que de le faire dans la précipitation et de façon inachevée ; ça rattrape toujours.
Quel est le dernier point que je partage avec vous pour améliorer la qualité de la communication avec vos collaborateurs ?
8-Utiliser tous les supports modernes de communication (au quotidien, de façon hebdomadaire, mensuelle et annuelle)
La communication interpersonnelle au XXIè siècle se fait avec des supports modernes et innovants.
En tant que chefs d’entreprise moderne, vous êtes appelés à discerner quel support utiliser et quand l’utiliser.
Voici quelques supports modernes de communication :
- Les Mails : ne les utiliser pas comme moyen d’éviter le contact avec vos collaborateurs.
J'ai déjà, dans ma carrière de consultant, cotoyer des chefs d'entreprise qui m'ont confessé que souvent, ils utilisent les e-mails comme des moyens d'éviter le contact avec leurs collaborateurs.
Je vous conseille tout le contraire.
Les e-mails sont utiles voire très utiles, pas pour éviter les contacts, mais pour chercher à garder des archives pouvant servir de preuves ultérierures, ou à transmettre des fichiers sensibles, etc.
- Les courriers : utiles pour les formalités et les correspondances administratives générales
- Le téléphone : permet de garder le contact plus personnel avec l’équipe
- Médias sociaux : pour communiquer de façon moderne avec vos collaborateurs sur internet.
Ce moyen de communication s'est avéré très utile dans le contexte de la pandémie du Covid-19 ou coronavirus.
Toutes les entreprises ont vu la nécessité de se communiquer à distance et de façon sécurisée.
Servez-vous de ce moyen de communication en temps opportun.
- Entretiens individuels : Les employés qui ont des contacts réguliers et de qualité avec leurs managers sont plus engagés.
Je vous conseille de chercher à toujours garder un contact physique avec vos collaborateurs.
Ne les fuyez pas.
Pour les activer constamment sur les projets de l'entreprise, il faut toujours communiquer avec eux.
- Réunions collectives de discussion ouverte : Ces réunions sont importantes pour évaluer les progrès vers les objectifs ou les défis communs et reconnaître les contributions de chacun.
S'entretenir avec chaque collaborateur est vital, certes. Mais, organiser des réunions avec toute l'équipe l'est tout autant.
Cher patron d’entreprise, voilà en quelques points, comment vous pourrez améliorer la communication avec vos collaborateurs.
Une dernière chose…
Je reconnais que ce n’est pas aisé de communiquer efficacement, même si on a tous les outils à sa portée. Mais, difficile n’est pas impossible.
Ce que je vous conseille de faire, à présent, c’est de commencer à relever vos faiblesses en comparaison avec l’idéal qui se dégage des points sus-évoqués.
Ensuite, choisissez par quel point plus simple commencer à s’améliorer.
Vous n’y arriverez certainement pas au premier essai. Il vous faut de l’endurance pour tenir et voir le bout du tunnel.
Pourquoi, après un certain temps, ne pas faire un sondage auprès de vos collaborateurs sur comment ils vous perçoivent dans votre nouveau style de communication depuis un moment ? Je vous conseille de le faire.
Je vous fais une demande : Partagez cet article s’il vous a plu.
Au passage, faites un tour dans notre catalogue de formation pour aller plus loin avec nous.
Bonne réussite à votre entreprise.