Réunion d'équipe

09 Astuces pour rendre attractive une réunion de début de semaine

Image pour illustrer une réunion de début de semaine

Les réunions ! Bien sûr les réunions de début de semaine.

 Selon le Figaro, sur 40 ans de vie professionnelle, un cadre en passe près de 16 en réunion.

Voici des chiffres ahurissants….

Pour Mintzberg (2008), le Directeur Général dans une Grande Entreprise passe 59% de son temps en Réunions programmées et 10% en non programmées

Quant aux Patrons de Petites Entreprises (la cible de ce blog sur le management d’équipe), ils passent 21% de leur temps en Réunions programmées et 15% en non programmées (Etude de Choran rapportée par Mintzberg).

C'est pourquoi, parler des réunions et les rendre vivantes et passionnantes est importante.

Et si on faisait l’état des lieux !

Illustration pour état des lieux

Chers patrons de Petites Entreprises, combien vos collaborateurs détestent pas mal les réunions !

J’ai été salarié et je sais très bien comment un collaborateur perçoit les réunions de début de semaine.

Voici comment ça se passe :

Vous êtes en plein moment de détente avec votre petite famille sur une plage berçant par le vent frêle qui vous donne l’impression que vous allez y passer une éternité de bonheur avec elle. Vous ne doutez absolument de rien. Les sourires insouciants de vos enfants vous donnent une sensation inouïe qui semble ne jamais pourvoir prendre fin.

Quand subitement, vous vous rendez compte que vous êtes en pleine illusion.

Vous êtes en fin de weekend et tout cela doit prendre fin d’un instant à l’autre.

Le soleil commence par laisser place à la sombre nuit qui annonce un Lundi matin où il va falloir sacrifier à l’éternelle tradition des réunions de début de semaine.

Waooooo… Ennui…

Toute l’humeur change. On reste calme avec l’air d’un endeuillé.

Plus de joie sur le visage de celui qui a passé un moment merveilleux avec sa famille. Un contraste parfait.

Mais, votre collaborateur n’a pas le choix. Il n’est qu’un simple salarié. S’il doit garder son emploi, il doit sacrifier à la coutume pour être présent à la réunion du lendemain.

Il pense déjà à un chef qui dirige mal les réunions.

Il pense à tout le temps que son Chef passera rien qu’à défiler des dizaines et des dizaines de diapositives pas très informatives.

Lundi est là…

Le voilà effectivement à la réunion de « coutume » parce qu’en fait, il n’avait pas le choix.

Et ses prédictions se réalisèrent point par point.

Voilà en général comment les collaborateurs perçoivent les réunions de début de semaine.

Toutefois, toutes les réunions ne sont pas autant mauvaises dans toutes les entreprises.

Pas du tout !

Certes, moi, j’ai vécu des moments d’ennuis énormes à des réunions qui étaient annoncées pour être des réunions de boost de performance des collaborateurs. Mais, hélas !

J’ai également vécu de merveilleux moments de joie à des réunions de début de semaine dirigés par des Patrons exceptionnels et bien doués. Ils savent ce que c’est que diriger une réunion et comment bien le faire. Ils vous tiennent en haleine durant plusieurs dizaines de minutes sans vous fatiguer.

Cher Patron, vous êtes-vous déjà demandé une fois si vos collaborateurs apprécient les réunions de début de semaine que vous dirigez ?

Quand ils sont ennuyés, voici ce qu’il se passe

Lorsque vos collaborateurs n’apprécient pas trop vos réunions, ils laissent lire certains signes auxquels vous devez être attentifs. En voici quelques-uns :

  • Ils préfèrent somnoler.
  • Ils préfèrent causer avec un autre collègue.
  • Ils font semblant de vous regarder ; mais, en réalité pensent à autres choses.
  • Ils font semblant de pendre note sur Ordinateur, mais en réalité, commencent déjà une tâche qui les passionne.
  • Ils surfent sur les réseaux sociaux avec leur Smart Phone, IPhone, IPad ou Android.

C’est possible de changer les choses.

C’est bien l’objet de cet article : vous montrer comment rendre attractives les réunions de début de semaine dans votre entreprise.

Cela impactera la performance de vos collaborateurs.

La méthode que je partage avec vous, je l’ai nommée : « Méthode réseaux sociaux ».

Pourquoi ?

Vous êtes-vous jamais demandé pourquoi vos collaborateurs préfèrent surfer sur les réseaux sociaux alors qu’ils assistent à une réunion assez importante ?

Tout le secret réside dans la réponse à cette question.

Nous allons juste faire une reprogrammation spéciale du cerveau de vos collaborateurs pour détourner leur attention des réseaux sociaux vers le contenu des réunions de début de semaine.

Et c’est ce que je partage avec vous.

« Le cerveau connaît actuellement une reprogrammation. Toute modification des stimulus entraîne une reprogrammation. Les techniques et les mécanismes utilisés pour détourner rapidement l’attention seront extrêmement utiles. » (Danah Boyd, Microsoft research)

En 2015, Microsoft a mené une étude sur le déficit de l’attention.

Le tableau ci-après est un extrait du rapport de ladite étude.

Il nous montre que les comportements technologiques addictifs sont évidents.

Tableau illustrant les comportements technologiques addictifs, en particulier chez les plus jeunes

Comportements

18-24 ans

65 ans et plus

Lorsque mon attention n’est portée sur rien de précis, j’ai le réflexe de prendre mon téléphone

77%

10%

Je consulte mon téléphone minimum toutes les 30 minutes

52%

6%

La dernière chose que je fais avant de me coucher est de consulter mon téléphone

73%

18%

J’utilise souvent d’autres appareils lorsque je regarde la télévision

79%

42%

Source : Microsoft Canada, Capacité d'attention (2015) 

D’où l’intérêt de la méthode que je partage avec vous.

La méthode « réseaux sociaux » pour réussir une réunion de début de semaine : 09 astuces simples à recopier

Sur les réseaux sociaux, des liens se créent. Ça bouge dans tous les sens ; on est libre de télécharger des images, des vidéos. On blague. C’est en effet très intéressant d’être sur les réseaux sociaux. Ça captive.

C’est exactement les astuces que je partage avec vous en neuf (09) points.

1- Un mot de bienvenue puis des règles annoncées

image illustrant la bienvenue à une réunion

La plupart des forums et différents groupes de discussion sur les réseaux sociaux disposent de règlement intérieur. Les règles du jeu sont connues d’avance.

Mais avant, les administrateurs du forum vous accueillent avec bienveillance. Ils vous font sentir comme chez vous. Ils ne vous mettent pas mal à l’aise, pour la plupart, juste après votre intégration.

C’est exactement ce que je vous conseille pour commencer vos réunions de début de semaine : une belle introduction qui fait sentir à vos collaborateurs qu’ils sont bien chez eux.

Chers Patron, travaillez l’introduction de vos réunions. Préparez-la très bien. Passez même plus de temps là-dessus parce que le succès de votre réunion en dépend à plus de 50%.

A l’entame d’une réunion de début de semaine :

  • Souriez à vos collaborateurs puis souhaitez-leur la bienvenue
  • Remerciez-les pour les objectifs atteints la semaine écoulée
  • Trouvez les mots juste pour relativiser les causes de la non atteinte des objectifs fixés la semaine précédente
  • Rassurez-les qu’ils peuvent y arriver cette semaine-ci et que vous êtes sûrs qu’ils y arriveront.

2- Le programme des échanges est connu d’avance

illustration Agenda_ Réunion de début de semaine

Les membres des forums sur internet sont informés du programme défini par les Administrateurs.

S’ils assistent à un programme ou y participent, c’est parce qu’ils ont choisi.

C’est vrai que vos collaborateurs n’ont pas autre choix que d’être présent à la réunion de l’équipe.

Mais ils ont le choix d’y être présent d’esprit ou pas. Ils ont le choix d’y participer activement ou pas.

Pour cela, annoncez-leur un agenda de réunion bien cohérent. Ils veulent avoir une idée claire de ce qui va se passer.

Cela les prépare psychologiquement à se mettre à fond pour l’atteinte du but de la réunion.

Après l’exposé de l’agenda de la réunion, recueillez leur approbation et soyez ouvert à d’éventuels amendements de l’ordre du jour.

3- Le temps est précieux pour vos collaborateurs

Illustration du Temps de Réunion de début e semaine

Ce n’est pas évident qu’un membre de forum sur internet soit concentré sur un sujet du début à la fin pendant plus d’1h de temps.

Je vous conseille de tenir vos réunions de début de semaine en 1h maximum.

Misez sur la qualité des échanges et non sur la quantité des discussions.

Je préfère tenir en haleine mon équipe pendant 30 bonnes minutes et qu’ils en aient encore envie d’aller plus loin avec moi, qu’1h ennuyeuse et repoussante.

« L’information absorbe l’attention de ses destinataires. C’est pourquoi une trop quantité d’information engendre un manque d’attention » Herbert Simon, récipiendaire du prix Nobel d’économie en 1978

« Nous gardons notre attention sur l’élément le plus important, et sondons notre environnement au cas où quelque chose de plus important se manifeste ou quelque chose qui soit plus attirant, plus rassurant ou simplement moins exigeant. » (source : Havard Business Review, Take Back your attention)

4- Vos collaborateurs s’intéressent à un forum sur lequel il y a de l’interaction 

Interactions_ Réunion de début de semaine

Vos collaborateurs préfèrent suivre les discussions sur les forums qui s’animent.

Essayez de créer de l’interaction au cours de vos réunions. Cela dégage certains avantages :

  • Les collaborateurs restent éveillés
  • Ils sentent que leurs apports sont appréciés et pourraient faire progresser l’entreprise
  • Cela boost leur envie de faire mieux pour atteinte les objectifs fixés pour la semaine.

Nous tous préférons quitter et/ou supprimer les forums sociaux timides.

Vos collaborateurs aussi sont parfois absents d’esprit quand ils assistent à des réunions de monologue timide et creux.

Faites-les participer aux discussions.

5- Votre collaborateur discute avec un ami

Discussion avec un ami

Soyez amical avec vos collaborateurs.

Brisez la barrière immense de chefferie qui se dresse entre vous et vos collaborateurs.

Quand un forum ennui un membre, il préfère chercher à échanger avec un ami qui est en ligne.

Soyez l’ami de vos collaborateurs au cours des réunions que vous dirigez ; surtout aux réunions de début de semaine.

Ne tenez pas rigueur aux maladresses de vos collaborateurs quand ils interviennent.

6- On préfère parfois les blagues qui font sourire

Qui n’aime pas les blagues ?

Qui n’aime pas ce qui fait sourire ?

Qui n’aime pas les vidéos comiques ?

Ou les histoires intéressantes sur internet ?

Transposez cette stratégie dans vos réunions de début de semaine.

Ne soyez pas « trop » sérieux dans la direction de vos réunions.

Sachez faire voyager vos collaborateurs.

Sachez les faire rêver.

Sachez les faire sourire.

Sachez coller des histoires intéressantes à vos présentations.

Détendez vos collaborateurs. Ils vont sourire voire rire ; et cela participe de la bonne santé et les prépare pour une très bonne semaine.

7- On est libre de quitter un forum et d’y revenir quand on en a envie

Illustration Pause lors d'une réunion de début de semaine

Aucun membre n’est lié à un forum à vie.

Il est libre de fermer un fil de discussion quand il veut et d’y revenir quand il le voudra.

Aidez vos collaborateurs à faire ce jeu de va et viens autrement : Sachez marquer de pause.

Chers Patrons, sachez quand faire le break.

L’esprit humain à une capacité d’attention à plusieurs niveaux, selon le Modèle de Sohlberg et Mateer, dont :

  • Une attention Soutenue : se concentrer durant des périodes prolongées lors d’activités répétitives
  • Une attention sélective : garder une bonne réactivité en présence de stimulus qui empêchent de se concentrer. Votre rôle est de faire éviter les distractions à vos collaborateurs
  • Une attention en alternance : diviser son attention entre des tâches nécessitant des aptitudes cognitives distinctes.
  • Alors, cherchez à vous adapter adéquatement à chaque type d’attention.
    Vous ne pourrez imaginer le bénéfice d’une telle astuce pour une réunion de début de semaine.

8- Vos collaborateurs préfèrent faire des recherches qui les feront progresser

Illustration de recherche aucours d'une réunion de début de semaine

A défaut des réseaux sociaux, vos collaborateurs vont sur internet pour faire des recherches qui les aideront dans leur performance à leur poste de responsabilités.

Ils veulent progresser.

Fournissez-leur des informations utiles en début de semaine à la réunion e début de semaine.

Si cela leur manque à la réunion, ils se tournent à un moment donné vers internet pour y trouver ce qu’ils désirent.

Rendez vos réunions de début de semaine très attractives pour vos collaborateurs. Cela influera considérablement sur leur performance au travail.

9- Servez-vous des outils adéquats en cette période du COVID-19

Image de Pixabay pour illustrer la communication en Télétravail

La crise sanitaire qui secoue le monde entier depuis Février 2020 qualifiée par l’OMS de pandémie du COVID-19 ou du Coronavirus ne doit pas vous empêcher de faire progresser votre entreprise.

Vous devez tenir les réunions de début de semaine avec vos collaborateurs.

Plusieurs entreprises ont déjà opté pour le télétravail. Et je vous le conseille qui votre pays a déjà opté pour des mesures de confinement.

Les outils que je vous conseille pour continuer à tenir vos réunions avec vos collaborateurs sont Skype ou Zoom (en mode gratuit).

Pour conclure...

Je vous propose en guise de résumé un plan simple à suivre pour réussir une réunion de début de semaine

  • Une introduction captivante qui encourage et non blâme
  • Les points inscrits à l’ordre du jour
  • Rechercher l’approbation de ses collaborateurs en étant ouvert à leurs remarques
  • Intégrer les remarques de ses collaborateurs et actualiser l’agenda de la réunion
  • Annoncer la durée de la réunion
  • Rester cohérent
  • Savoir faire le break par des histoires captivantes
  • Finir à l’heure prévue
  • Conclure la réunion en trouvant les mots justes pour motiver
  • Rassurer ses collaborateurs qu’ils peuvent avoir recours à vous en cas de difficultés dans l’accomplissement des tâches définies pour la semaine.
  • Souhaiter à ses collaborateurs de passer une très bonne semaine de travail.

Voilà tout…

Si vous voulez réussir vos réunions de début de semaine et les faire intéresser à vos collaborateurs, je vous conseille de mettre en place ces conseils. Ils produiront un impact inouï sur la performance de vos collaborateurs et par conséquent, sur le progrès de votre entreprise.

Passez maintenant à l’action.

Je vous ai orienté sur ces quelques astuces. A vous de passer à l’action.

Je vous conseille de commencer la mise en pratique dès votre prochaine réunion de début de semaine.

Pourriez-vous partagez avec nous votre expérience des réunions de début de semaine dans votre position de Chef ou quand vous étiez collaborateur ?

Bonne réussite à votre entreprise.

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